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GESTIÓN DOCUMENTAL
 

SMVeritas.com no es sólo una plataforma con la que puedes digitalizar facturas, enviar facturas o firmar contratos. Se trata de una plataforma basada en un potente sistema Gestor Documental que puede reproducir de forma electrónica todo el trasvase y gestión de documentación que actualmente realizamos de forma física. De esta forma podrás tener todos los servicios en una única plataforma.

 

¿Cuánto dinero puedo ahorrar implementando un Software de Gestión Documental en mi empresa?

¿Cuánto tiempo tardamos buscando documentos? ¿Cuánto tiempo dedica todo el personal administrativo de tu empresa? ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel, y qué precio puede tener ese espacio? ¿Cuántas veces has tenido que rehacer un documento por completo porque no lo has encontrado tras varios intentos?

Según la AIIM (Association for Information and Image Management, Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen):

    Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y 200 € para reproducir un documento perdido.
    7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).
    Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscándola.
    Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
    Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel, tinta etc. (Captaris); el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8 minutos.
    El precio medio de envío de un documento por servicio de mensajería es entre 7 y 12 euros.
 

Para poner un ejemplo, supongamos una empresa de 100 personas, con uso intensivo de la documentación. Teniendo en cuenta las horas perdidas buscando información, que llegan a alcanzar el 50% y para nuestro ejemplo pondremos un 15%, tengamos en cuenta también que el tiempo de pérdida y reemplazo de un documento puede rondar el 10%. Con una pérdida media del 25% del tiempo (una cuarta parte del tiempo productivo del empleado) y suponiendo un coste medio por persona y hora, incluyendo gastos como espacio físico utilizado, seguros sociales, salario etc. del 20 € hora. Pues bien, esta empresa perdería 5 €/hora por cada empleado (25%), lo que supone, en 176 horas que tiene un mes, una pérdida de 880 € por empleado/mes, y para un total de 100 trabajadores, 88.000 €/mes, lo que supone 1.056.000 € al año (sí, un millón de euros!).

La ganancia no es sólo a nivel monetario sino a nivel imagen: atención más rápida y eficiente a los clientes de su negocio, sensación de modernidad tecnológica (que contribuye a motivar y retener a los mejores trabajadores), mayor seguridad del aspecto más importante de cualquier empresa: la información.

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